چگونه شیوه نگارش خود را بهبود ببخشیم؟

چگونه شیوه نگارش خود را بهبود ببخشیم؟

اگر شفاف سازی ارتباطات برای شما یک مشکل است، در این صورت شاید راز پیشرفت ارتباطات شما آن باشد که وقت بیشتری برای طرح‌ریزی آنچه می‌خواهید بگویید قبل از به روی کاغذ آوردن آن، بگذارید. قبل از اقدام به نوشتن، اگر قبلا شروع نکرده‌اید باید تعدادی لغت، عبارت یا یادداشت‌های دیگری که به سازماندهی افکارتان کمک می کند یادداشت کنید. طرح کلی نیز به ویژه در یادداشت‌های طولانی مفید است.

چنین طرح کلی، متن را در حد یک عبارت اساسی تقلیل می‌دهد؛ هر پاراگراف به یک مطلب متفاوت اختصاص می‌یابد؛ عبارت‌هایی آغازین برای هر پاراگراف به وجود می‌آورد که جایگاه آن را در متن اصلی مشخص کرده و امکان بررسی دوباره آن را فراهم می‌آورد و یک بخش پایانی یا بیان اختصاری در پایان، در اختیار ما می‌گذارد.
علاوه بر این، برای داشتن ارتباطی روشن، از جملات طولانی و کلمات مبهمی که تنها مایه سردگمی است، اجتناب ورزید. بهتر است از کلمات کوتاه‌تر و گویاتر استفاده کنید و به سراغ اصل مطلب بروید. مدیران، وقت و حوصله نوشتن مقالات طولانی را ندارند مگر آن‌که محتوای مقاله اقتضا کند. خوانندگان آن‌ها نیز وقت مطالعه مقالات و گزارش‌های طولانی را جز به ضرورت محتوای مطالب، ندارند.

توضیح بیشتر:

اگر می‌خواهید نگارش خود را بهبود ببخشید، به توصیه‌های زیر عمل کنید:
برای تبیین کردن بنویسید، نه برای تاثیر گذاشتن. هدف اولیه شما باید انتقال افکارتان باشد. کلمات قلنبه و جملات طولانی شاید استاد زبان و ادبیات را تحت تاثیر قرار دهد، اما در قلمرو تجارت جز ایجاد خشم و ناراحتی کاری از آن بر نمی‌آید. از کلمات کوتاه و گویا که خودمانی و محاوره‌ای به نظر می‌رسند، و نه عبارات رسمی و دانشگاهی، استفاده کنید.
جملات خود را مختصر بیاورید. جملاتی با بیست و چهار کلمه، در نوشتار تجاری تاثیری ندارد، و مناسب همان رساله‌های دانشگاهی است. جملات طولانی‌تر را به سختی می‌توان دنبال کرد و همیشه از کمترین میزان رسایی برخوردارند.
در نوشته‌های خود شخصی‌تر (خودمانی‌تر) باشید. از ضمایر شخصی من، مرا، تو، ما و ما را استفاده کنید. عبارت: توجه من به این نکته جلب شده است که… طولانی است و چه بسا خواننده را از پیام مهمی که باید رسانده شود، دور کند. به جای آن از عبارات گویای “من فهمیده‌ام که … ” یا “بازار به من می‌گوید که …” یا “تحقیقات دولت یادآور می‌شود که …” استفاده کنید.
بیشتر از جملات معلوم استفاده کنید تا جملات مجهول. فعل مجهول شما را وادار می‌کند کلمات بیشتری به کار ببرید و از تاثیر نوشته شما می کاهد.
از آوردن کلمات و عبارات غیر ضروری اجتناب کنید. عباراتی مثل “… وجود دارد”، معنایی را نمی‌رسانند، و مهم‌تر آنکه، چیزی جز اطاله کلام در بر ندارند. یک نمونه ضعیف: در این پاکت سربسته چیزهایی وجود دارد، از جمله…” . بهتر است که بگوییم “پاکت سربسته حاوی پیام مهمی است…”.
به جای کاربرد اسم (فعل دو جزیی) از افعال مربوطه استفاده کنید. بنویسید: “من مصمم به خریدن شرکت هستم”، به جای من تصمیم گرفته‌ام شرکت را بخرم”. بگویید: توصیه بازار این است که قیمت فروش را پایین بیاوریم” و نه، “بازار توصیه می‌کند که قیمت فروش را پایین بیاوریم”.
از عبارات فریبنده، سرآغازهای تکراری، و خاتمه‌های کلیشه‌ای پرهیز کنید. از آن‌چه می‌توانید به کار ببرید استفاده ابزاری نکنید. الگویی کلی را که در واقع یک نمونه است ارایه ندهید. عبارت “طی گفت‌وگوی یک ساعته” را که عبارتی رسمی و غیر شخصی است، در نوشته خود نیاورید. به جای آن بنویسید: “آن‌گونه که ما بحث کردیم…” عبارت اگر سوالی داشتید، در تماس برای طرح آن درنگ نکنید” را می‌توان به شکل دوستانه‌تری نوشت: “اگر سوالی داشتید، لطفا دریغ نکنید”.
منبع: کتاب پرسش و پاسخ مدیران، نوشته: فلورانس ام. استون

/ 0 نظر / 107 بازدید